CloudLights Hub in der Praxis · Teil 1 von 4 · Philipp Kohnen
Benutzerlisten exportieren, Lizenzen vergleichen, Geräte prüfen und Ablaufdaten nachhalten: Bevor aus Microsoft-365-Daten eine brauchbare Übersicht wird, steckt oft viel Handarbeit darin. Ich zeige dir, welches Problem ich mit dem CloudLights Hub lösen möchte – und wie aus verstreuten Informationen eine gemeinsame Grundlage für die Betreuung wird.
Eine Prüfung beginnt lange vor der ersten Maßnahme
Wenn ich mir eine Microsoft-365-Umgebung ansehe, möchte ich zuerst verstehen, wie sie tatsächlich aufgestellt ist. Welche Zugänge gibt es? Welche Geräte erfüllen die Vorgaben? Welche Anwendungen brauchen Aufmerksamkeit? Und welche Veränderungen sind seit der letzten Prüfung hinzugekommen?
Die Informationen dafür sind vorhanden. Auf dem manuellen Weg öffne ich die jeweiligen Verwaltungsbereiche, suche die passenden Ansichten und trage Ergebnisse zusammen. Eine Benutzerliste kommt aus dem einen Bereich, eine Geräteübersicht aus dem nächsten. Dazu kommen App-Registrierungen, Lizenzinformationen und eigene Notizen. Nach und nach entsteht ein Bild.
Mich beschäftigt dabei die Arbeit zwischen den eigentlichen Prüfungen: das Suchen, Exportieren, Zuordnen und erneute Nachsehen. Denn jede dieser Tätigkeiten kostet Aufmerksamkeit, die ich lieber für die Frage einsetzen möchte, was ein Ergebnis für den Betrieb bedeutet.
Genau hier setzt der CloudLights Hub an. Ich möchte eine Umgebung öffnen können und eine belastbare Grundlage vorfinden, auf der ich weiterarbeiten kann.
Die Tabelle ist fertig. Der Mandant verändert sich weiter.
Bei einer einzelnen Prüfung lässt sich die manuelle Sammlung noch gut überblicken. Schwieriger wird es bei der Wiederholung. Neue Mitarbeitende kommen hinzu, Geräte wechseln ihren Zustand, Anwendungen erhalten neue Anmeldeinformationen. Eine sorgfältig erstellte Liste bildet dann weiterhin den Zeitpunkt ihrer Erfassung ab.
Für die nächste Prüfung muss ich klären, welche Informationen noch stimmen. Ich brauche den neuen Stand, den alten Stand und eine nachvollziehbare Zuordnung. Fehlt eine einheitliche Struktur, beginnt zusätzlich die Suche nach der richtigen Datei oder der Erklärung zu einer früheren Bewertung.
Das ist der Punkt, an dem ich Automatisierung sinnvoll finde: bei wiederkehrender Erfassung und Aufbereitung. Wenn dieselben Daten regelmäßig nach demselben Verfahren eingelesen werden, lässt sich darauf eine kontinuierliche Betreuung aufbauen. Auch im Team entsteht eine gemeinsame Ausgangslage.
Für mich gehört deshalb zur Übersicht immer auch die Herkunft einer Information: aus welchem Bereich sie stammt, wann sie erfasst wurde und welches Objekt tatsächlich betroffen ist.
Mein erster Blick im Hub
Ich nehme dich dafür in unsere öffentliche Demo mit. Die folgenden Screenshots stammen aus der echten Hub-Oberfläche. Die Unternehmen, Personen und Befunde darin sind fiktive Beispieldaten.
Beim Beispielmandanten „Contoso Maschinenbau GmbH“ öffne ich die zentrale Befundübersicht. Dort werden zwölf Befunde ausgewiesen, davon drei als kritisch eingeordnet. Bereits im sichtbaren Ausschnitt stehen sehr unterschiedliche Themen zusammen: abgelaufene Anmeldeinformationen einer Anwendung, nicht konforme Geräte und eine risikobehaftete Anmeldung.
So möchte ich eine Prüfung beginnen: mit konkreten Punkten, die sich weiter untersuchen lassen. Ich muss die Ausgangsliste dafür nicht erst aus mehreren Exporten zusammensetzen. Die betroffenen Objekte stehen unmittelbar beim jeweiligen Hinweis.
Die Übersicht hilft mir außerdem beim Wechsel zwischen Themen. Eine Gerätefrage führt in einen anderen fachlichen Bereich als eine ablaufende App-Anmeldung. Trotzdem gehören beide zur selben Umgebung und damit in dieselbe Betreuung. Dieser Zusammenhang bleibt im Hub sichtbar.
Vom roten Hinweis zur konkreten Frage
Ich öffne den Ablauf-Monitor und dort den Eintrag „Backup Service“. Die Detailansicht zeigt den Typ „App-Secret“, den zugehörigen Namen, ein Ablaufdatum und die Kennzeichnung „vor 5 Tagen abgelaufen“.
Damit ist die nächste Untersuchung viel klarer. Ich kann nachsehen, wofür diese Anwendung eingesetzt wird, wer sie betreut und ob genau diese Anmeldeinformation noch verwendet wird. Auch die Frage nach einem möglichen Ersatz lässt sich jetzt gezielt klären.
Ein abgelaufenes App-Secret allein beweist noch keinen Ausfall. Die Anwendung könnte bereits eine andere gültige Anmeldeinformation verwenden. Genauso kann ein alter Eintrag zu einer längst abgelösten Integration gehören. Diese Einordnung braucht Kenntnis der Umgebung.
Für mich liegt hier der praktische Wert der automatischen Übersicht: Sie führt mich zu einer konkreten Frage mit einem konkreten Bezug. Anschließend kann ich eine begründete Entscheidung treffen und die erforderliche Maßnahme mit den zuständigen Personen abstimmen.
Ohne diesen Bezug bleibt eine Warnung schnell abstrakt. Mit dem betroffenen Objekt, dem Typ und dem Datum kann daraus ein sauber bearbeitbarer Vorgang werden.
Wie die Informationen zusammenkommen
Hinter der Oberfläche steht ein regelmäßiger Abruf der angebundenen Datenquellen. Für die Mandantenprüfung nutzt der Hub unter anderem Microsoft Graph. Microsoft stellt darüber Schnittstellen zu zahlreichen Daten und Diensten aus Microsoft 365 und Entra bereit. Weitere Bereiche werden über zusätzliche passende Datenquellen angebunden. Microsoft erläutert diesen Zugang in der Graph-Übersicht.
Die Erfassung der Mandantenkonfiguration arbeitet lesend. Damit diese Abrufe möglich sind, braucht die Anwendung die jeweils erforderlichen Berechtigungen. Bei einem App-only-Zugriff authentifiziert sich die Anwendung mit ihrer eigenen Identität; ein angemeldeter Benutzer ist dafür nicht erforderlich. Die Einrichtung und Freigabe dieses Zugriffs gehört deshalb bewusst zur Anbindung. Die unterschiedlichen Zugriffsarten beschreibt Microsoft hier.
Welche Informationen vorliegen, hängt von den angebundenen Quellen und ihren Berechtigungen ab. Eine fehlende Information muss entsprechend geprüft werden. Aus einer leeren Ansicht lässt sich nicht pauschal ableiten, dass in diesem Bereich alles in Ordnung ist.
Mir ist wichtig, dass dieser technische Unterbau im Alltag einen einfachen Zweck erfüllt: Wiederkehrende Erfassung soll zuverlässig vorbereitet sein, damit wir uns mit den Ergebnissen beschäftigen können.
Automatisch erfasst braucht einen sichtbaren Datenstand
Zu einer brauchbaren Übersicht gehört für mich ein Blick auf die letzte Synchronisierung. Der Hub arbeitet mit erfassten Datenständen. Eine Änderung im Microsoft-365-Mandanten ist deshalb nicht automatisch im selben Moment in jeder Hub-Ansicht sichtbar.
In der Sync-Historie kann ich gespeicherte Läufe, ihren Status und den Vergleich mit einem vorherigen Stand ansehen. Die aktuelle Demo zeigt außerdem den letzten Lauf und den nächsten vorgesehenen automatischen Termin.
Wenn ich eine gerade vorgenommene Änderung kontrollieren will, prüfe ich deshalb zuerst den Erfassungszeitpunkt. Anschließend entscheide ich, ob der vorhandene Stand für meine Frage ausreicht oder eine aktuelle Kontrolle erforderlich ist.
Auch die angezeigten Änderungen zwischen Läufen müssen eingeordnet werden. Ein Unterschied kann aus einer beabsichtigten Anpassung stammen. Er kann aber auch der Anlass sein, eine ungeklärte Änderung nachzuverfolgen. Die Historie liefert dafür den Bezug zum vorherigen Stand.
Diese Nachvollziehbarkeit ist mir wichtiger als ein möglichst eindrucksvolles Dashboard. Ich will erkennen können, auf welcher Grundlage ich gerade urteile.
Eine gemeinsame Grundlage erleichtert die Übergabe
Spätestens bei einer Übergabe zeigt sich, wie gut Informationen aufbereitet sind. Eine Kollegin oder ein Kollege sollte nachvollziehen können, welche Umgebung geprüft wurde, welcher Hinweis offen ist und worauf die bisherige Einschätzung beruht.
Beim Beispiel mit dem App-Secret lässt sich die Übergabe konkret formulieren: Betroffen ist diese Anwendung, auffällig ist diese Anmeldeinformation, zu klären sind Nutzung und Verantwortlichkeit. Damit beginnt die nächste Person bei einer verständlichen Fragestellung.
Die zentrale Sicht erleichtert diese Arbeit. Zuständigkeiten und Entscheidungen müssen im Betreuungsprozess trotzdem festgehalten werden. Ein angezeigter Befund ist noch keine erledigte Aufgabe. Auch notwendige Änderungen werden weiterhin geplant, abgestimmt und anschließend kontrolliert.
So verstehe ich den Übergang von Handarbeit zur automatischen Übersicht: Die wiederkehrende Datensammlung wird zur gemeinsamen Grundlage. Die fachliche Arbeit baut darauf auf und lässt sich besser weitergeben.
Probier den Weg selbst aus
Du kannst den Einstieg unter hub.cloudlights.de/demo selbst nachvollziehen. Die Demo ist ohne Anmeldung zugänglich und arbeitet mit fiktiven Mandanten. Sie stellt keine Verbindung zu deiner eigenen Microsoft-365-Umgebung her.
Wähle einen Beispielmandanten, öffne die Befundübersicht und verfolge einen Hinweis bis zu seinem betroffenen Objekt. Schau anschließend in den Sync-Verlauf. So siehst du sowohl das Ergebnis der Aufbereitung als auch den Datenstand dahinter.
Genau diesen Weg möchte ich mit dem Hub kürzer machen: vom Zusammentragen zur gezielten Prüfung. Für mich entsteht der Nutzen dort, wo eine Übersicht die nächste sinnvolle Frage erleichtert.
Im nächsten Teil zeige ich dir, wie Benutzer, Gruppen und Lizenzen zusammen betrachtet werden können. Wenn du vorher schon wissen möchtest, wie der Hub zu eurer heutigen Betreuung passt, melde dich gerne bei mir.
Mit Unterstützung von KI erzeugt.
