Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Hero Link ist der zentrale, wiederverwendbare Link einer Datei oder eines Ordners. Seine Einstellungen können sich ändern, während die Adresse gleich bleibt.
- Ältere und zusätzlich angelegte Freigabelinks können weiter bestehen. Sie werden nicht automatisch aufgeräumt.
- Ein fehlendes Gastkonto kann bestimmte ältere externe Freigaben unbrauchbar machen. Das hängt mit der Entra-Umstellung zusammen und ist von Hero Links zu unterscheiden.
- Wer direkte Berechtigungen und alte Linkberechtigungen parallel behält, muss später beide Zugriffswege berücksichtigen.
Was ändert sich beim Teilen?
Microsoft führt einen zentralen Freigabelink pro Datei beziehungsweise Ordner ein. Du kannst die Zielgruppe und die erlaubte Tätigkeit ändern, ohne dafür jedes Mal eine neue Adresse zu versenden. Freigeben und Zugriffe verwalten erscheinen gemeinsam in einem Dialog. Zusätzliche Links bleiben beispielsweise für besondere Freigabezwecke möglich. Der Rollout kann dazu führen, dass sich die Oberfläche in verschiedenen Umgebungen noch unterscheidet. Microsoft: Neues Freigabemodell
| Einstellung | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Nur Personen, die hinzugefügt wurden | Der Link eröffnet keinen zusätzlichen Personenkreis. Die Empfänger benötigen bereits eine passende Berechtigung. |
| Personen in deiner Organisation | Der Link kann innerhalb deiner Organisation weitergegeben werden. Externe Gäste gehören nicht zu dieser Zielgruppe. |
| Jeder mit dem Link | Auch externe Personen können ohne Anmeldung zugreifen, sofern diese Freigabe bei euch erlaubt ist. |
Prüfe außerdem, ob die Empfänger anzeigen oder bearbeiten dürfen. Eine Adresse zu kopieren und zu verschicken ersetzt diese Prüfung nicht. Microsoft: Zielgruppen von Freigabelinks
Video für Anwender
SharePoint Hero Links – Anwender. Schulungsvideo von CloudLights.
Warum kann ein älterer externer Link plötzlich scheitern?
Früher konnten bestimmte Datei- und Ordnerfreigaben mit der SharePoint-eigenen E-Mail-Bestätigung funktionieren, ohne dass die externe Person ein Gastkonto in eurem Entra-Verzeichnis hatte. Microsoft stellt kommerzielle Mandanten auf Entra B2B um und beendet den bisherigen SharePoint-Einmalcode-Anmeldeweg. E-Mail-Einmalcodes von Entra bleiben unterstützt.
Nach dieser Umstellung benötigen betroffene externe Empfänger eines älteren Links für „Bestimmte Personen“ ein passendes Gastkonto. Fehlt es, kann der bisherige Zugriff verweigert werden. Der bloße Aufruf des alten Links legt das Konto nicht automatisch nachträglich an. Anonyme „Jeder“-Links sind von dieser Authentifizierungsumstellung nicht betroffen. Microsoft: Umstellung auf Entra B2B
Ein berechtigter Anwender kann das Gastkonto durch eine neue beziehungsweise erneute Freigabe an dieselbe E-Mail-Adresse erzeugen lassen. Dafür muss er auch neue Gäste einladen dürfen. Alternativ kann die Administration das Konto gezielt anlegen. Nicht jede ältere Datei muss einzeln neu freigegeben und nicht jeder bisherige Link ersetzt werden. Microsoft-FAQ: Bestehende Freigaben und fehlende Gastkonten
Person oben hinzufügen oder einen Freigabelink bearbeiten?
Beide Bereiche können Zugriff vermitteln, haben aber unterschiedliche Aufgaben. Oben fügst du eine Person mit einer eigenen Berechtigung zur Datei beziehungsweise zum Ordner hinzu. Unter „Andere Freigabelinks“ verwaltest du zusätzliche Links und deren Empfänger. Eine Person muss nicht in beiden Bereichen eingetragen sein.
Die Unterscheidung ist besonders beim späteren Entfernen wichtig: Eine zusätzliche direkte Berechtigung kann bestehen bleiben, wenn die Linkfreigabe entfernt wird. Nur weil dieselbe Adresse kopiert wird, sind die dahinterliegenden Berechtigungen noch nicht gleich. Microsoft: Direkten Zugriff und Freigabelinks verwalten
Empfehlung für normale, unbefristete Ordnerfreigaben
Wenn ihr künftig die Personen direkt am Ordner verwalten möchtet, erledigt die Umstellung einschließlich der alten Linkberechtigungen. So bleibt später kein zusätzlicher Zugriff unbemerkt bestehen.
- Öffne den betreffenden Ordner und wähle „Teilen“.
- Gib oben unter „Personen hinzufügen“ die ursprüngliche Kundenadresse ein und wähle die Person aus.
- Vergib die benötigten bisherigen Rechte und bestätige das Hinzufügen. Nur „Link kopieren“ genügt nicht.
- Lass den Kunden den Zugriff mit dem für die weitere Zusammenarbeit vorgesehenen Link prüfen.
- Entferne anschließend den bisherigen Eintrag dieser Person aus dem zusätzlichen Freigabelink und prüfe den Zugriff erneut.
Ein kompletter zusätzlicher Link kann erst entfallen, wenn darüber keine anderen benötigten Zugriffe mehr bestehen. Nutzt ihn noch jemand, entfernst du nur die betreffende Person. Ein Gastkonto ist dabei eine Voraussetzung für die Anmeldung; die eigentliche Datei- oder Ordnerberechtigung muss ebenfalls stimmen.
Bei einer bewusst befristeten Linkfreigabe ist dieser Ablauf nicht ohne Weiteres passend: Ein zusätzliches direktes Recht übernimmt nicht automatisch das Ablaufdatum des Links. Für solche Fälle das bestehende Freigabekonzept beibehalten beziehungsweise mit der zuständigen IT abstimmen.
Was wurde im Praxistest beobachtet?
In einem konkreten Test wurde ein alter zusätzlicher Freigabelink für eine einzelne externe Person entfernt. Anschließend wurde sie oben über „Personen hinzufügen“ berechtigt; danach funktionierte der Zugriff. Das Entfernen und erneute Hinzufügen allein im alten Link hatte zuvor zwar ein Gastkonto erzeugt, den Zugriff in diesem Versuch aber nicht wiederhergestellt.
Dieser Befund zeigt einen erfolgreichen Lösungsweg im geprüften Einzelfall. Er belegt weder, dass jeder Altlink gelöscht werden muss, noch, welcher einzelne Schritt die ursprüngliche Störung verursacht oder behoben hat. Der oben empfohlene Ablauf prüft zunächst die neue Berechtigung, bevor der alte Zugriffsweg bereinigt wird.
Zugriff später wieder vollständig entfernen
Entferne die direkte Berechtigung der Person und kontrolliere zusätzlich „Andere Freigabelinks“. Solange ein solcher Link noch Zugriff gewährt, kann das Entfernen des oberen Eintrags allein unzureichend sein. Auch eine Mitgliedschaft in einer berechtigten Gruppe oder der Zugriff über einen übergeordneten Ordner kann relevant sein.
| Aktion | Worauf solltest du achten? |
|---|---|
| Person aus einer Freigabe entfernen | Andere unabhängige Berechtigungen der Person können bestehen bleiben. |
| Zusätzlichen Freigabelink löschen | Der Zugriffsweg dieses Links entfällt für seine Empfänger. Vorher weitere Nutzer prüfen. |
| Hauptlink zurücksetzen | Es entsteht eine neue Adresse mit eingeschränkter Zielgruppe. Bereits verteilte Adressen können dadurch unbrauchbar werden. |
„Link löschen“ und „Link zurücksetzen“ sind unterschiedliche Vorgänge. Ein Zurücksetzen ist kein allgemeiner Pflichtschritt zum Ergänzen eines Gastkontos. Befristete zusätzliche Links werden im neuen Dialog gesondert erzeugt; Microsoft beschreibt die entsprechende Funktion unter den erweiterten Freigabeeinstellungen. Microsoft: Neue Freigabeeinstellungen und ihre Wirkung
Kurzhilfe: Ein externer Kunde kann den Link nicht öffnen
Halte zuerst die genaue Fehlermeldung, die eingeladene Adresse und den Zeitpunkt des Versuchs fest. „Kein Zugriff“ allein grenzt die Ursache noch nicht ein.
| Was fällt auf? | Nächster Schritt |
|---|---|
| Der Kunde ist mit einem anderen Konto angemeldet. | Ein privates Browserfenster verwenden und mit der eingeladenen Adresse anmelden. |
| Die Kundenadresse fehlt in der vorgesehenen Freigabe. | Adresse und benötigte Berechtigung prüfen und gezielt hinzufügen. |
| Ein alter personenbezogener Link scheitert; das passende Gastkonto fehlt. | Bei erlaubten Gasteinladungen erneut freigeben. Eine Umstellung auf direkte Rechte einschließlich Bereinigung durchführen, wenn dies euer Freigabekonzept ist. |
| Freigeben oder Einladen wird abgewiesen. | Die eigene IT prüft die Freigabe- und Einladungsregeln. |
| Ein angekündigter E-Mail-Code kommt nicht an. | Empfängeradresse und Spamordner prüfen. |
| Gast und Berechtigung sind vorhanden, die Anmeldung scheitert trotzdem. | Fehlermeldung an die eigene IT geben. Bei einer Sperre durch den Kundenmandanten dessen IT einbeziehen. |
Für Admins: Welche Seite muss was erlauben?
SharePoint Hero Links – Admins. Schulungsvideo von CloudLights.
Die Richtung bezieht sich auf den Benutzerzugriff: Ein Mitarbeiter des Kunden meldet sich mit seiner Firmenidentität an unserer SharePoint-Ressource an. Deshalb zählt beim Kunden der ausgehende Zugriff und bei uns der eingehende Zugriff.
| Bei uns: Datei liegt hier | Beim Kunden: Firmenkonto liegt dort |
|---|---|
| Externe Freigaben und gegebenenfalls neue Gasteinladungen zulassen; passenden Gast und Objektberechtigung prüfen. Eingehende B2B-Zusammenarbeit muss den Kundenbenutzer und die benötigte Anwendung erlauben. | Ausgehende B2B-Zusammenarbeit muss den eigenen Mitarbeiter und die benötigte externe Anwendung erlauben. Ein Verbot, selbst Gäste einzuladen, ist eine andere Einstellung. |
Ein vorhandenes Gastkonto allein beweist daher noch keinen erlaubten Zugriff. Zusätzlich können beispielsweise MFA- oder Geräteanforderungen greifen. Microsoft: Anmeldung und Richtlinien für externe Benutzer
Der Prüfweg für den Kundenadmin
Im Entra Admin Center: „Entra ID → External Identities → Cross-tenant access settings → Organizational settings“. Unsere Organisation auswählen und „Outbound access → B2B collaboration“ öffnen. Sowohl die betroffenen „Users and groups“ als auch die „External applications“ müssen von der erlaubenden Regel erfasst sein. Geerbte Standardwerte und organisationsspezifische Ausnahmen berücksichtigen.
Bei uns wird spiegelbildlich die Kundenorganisation unter „Inbound access → B2B collaboration“ geprüft. Eine Änderung ist nur bei einer tatsächlich wirksamen Sperre erforderlich. Eine gezielte Freigabe der Zusammenarbeit mit der jeweiligen Organisation kann ausreichen; eine allgemeine Öffnung für alle externen Organisationen ist dafür nicht grundsätzlich nötig. Microsoft: Mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen
Für die Fehlersuche unter „Entra ID → Monitoring & health → Sign-in logs“ den betroffenen Versuch öffnen. Fehlergrund, Zielressource und Conditional-Access-Ergebnisse helfen, die zuständige Seite und die eigentliche Sperre zu bestimmen. Microsoft: Anmeldefehler untersuchen
Der Kunde hat kein Microsoft-365-Konto – was dann?
Eine normale E-Mail-Adresse kann ausreichen. Wenn kein passendes Microsoft- oder föderiertes Konto vorhanden ist, kann der eingeladene Kunde einen E-Mail-Einmalcode erhalten. Diese Rückfallmethode muss im freigebenden Mandanten erlaubt sein. Auch dabei handelt es sich um einen personenbezogenen Gastzugriff, nicht um einen anonymen „Jeder“-Link.
Eine Web.de-Adresse könnte bereits einem persönlichen Microsoft-Konto zugeordnet sein. Die Adresse allein bestimmt deshalb nicht, welcher Anmeldedialog erscheint. Die Administration prüft bei Bedarf „Entra ID → External Identities → All identity providers → Built-in → Email one-time passcode“. Microsoft: E-Mail-Einmalcodes für Gäste
Fachlicher Stand: 5. November 2026. Microsoft-Dokumentation und Oberfläche können sich ändern. Der beschriebene Praxistest ist ein einzelner berichteter Kundenfall; daraus wird keine allgemeine Pflicht zur Löschung bestehender Freigabelinks abgeleitet.
Bildnachweis: Titelmotiv als eigene KI-generierte Illustration erstellt; es zeigt keine Microsoft-Oberfläche.
Mit Unterstützung von KI erzeugt.
